Die Ablauforganisation

Die Grundlagen der Kommunikation

Kommunikation
ist der Schlüsselfaktor für das Technologie und Service Management Framework

Es ist das was man haben muss!

Werden die Grundlagen der Kommunikation nicht verstanden sind, wird es zu einem Versagen führen, egal welche Methode Sie verwenden. Es gibt Studiengänge über Kommunikationswirtschaft, aber das ist hier erst mal völlig unerheblich. Es geht darum, Kommunikation im Sinne von vollständigem Austausch und Verstehen von Ideen zu erzeugen.

Leitsatz:

Arbeitsprodukte sind die Kommunikation in einer Organisation.

Alles was Sie produzieren und an ihren Kollegen ihren Nachbarn oder eine andere Abteilung oder den Kunden weitergeben oder erhalten, ist ein Teil der Kommunikation einer Firma.

In jeder Serienproduktion ist Kommunikation die Interaktion der Maschinen und Teile, welche durch die Produktionslinie laufen.

Jedes Teil ist ganz klar definiert es hat entsprechende Grenzen usw. welche die Qualität beschreiben.

Mit der gleichen Präzision, mit der Sie in einer Serienproduktion sicherstellen, dass ein Produkt vollständig zusammengestellt und dann vollständig an die nächste Station weitergegeben wird, müssen Sie in der Entwicklung und in der Administration arbeiten.

Das ist das, was mit Kommunikation gemeint ist!

Gerade im Finanzwesen ist das recht exzessiv etabliert worden und in der heutigen Zeit kaum noch weg zu denken.

Haben Sie mal eine Organisations-FMEA^[1] gemacht?

Wenn ja, dann haben Sie untersucht welche

• Funktionen (Aufgaben) existieren
• Mit welchen Funktionen verknüpft sind
  • Welche Fehlunktionen es gibt
  • Wie Sie verhindern, dass diese Fehlunktionen auftreten
  • Wie Sie erkennen, dass diese Fehlunktionen aufgetreten sind
    • Mit welchen Maßnahmen Sie verhindern, dass etwas schief geht

Sie würden sich wundern wie viele Punkte dort aufkommen und wie einfach man die Probleme lösen kann.

Genau so etwas mache ich im Folgenden mit den Tabellen.

Diese zeigen erst mal überhaupt, was, wo, mit wem, wie verknüpft ist.

Durch Serienproduktion, welche spätestens seit Henry Ford bekannt ist, produzieren heutzutage Firmen Quantitäten und Qualitäten, von der man vor 100, 50,30 teilweise noch vor zehn Jahren von geträumt hätte. Natürlich funktioniert eine technische Maschine anders als ein Mensch, aber egal ob es sich um Maschine oder Mensch handelt:

Der entscheidende Punkt die Kommunikation.

Das Gesetz von Conway

die wichtigsten Dinge zuerst.

Ich dachte schon Sie kennen das Gesetz.

Aber ich gehe davon aus Sie haben noch nicht einmal davon gehört.

Es ist von 1967.

Es ist existent, es ist gültig, aber es wird nicht gelehrt!

Kennen Sie es?

Das Gesetz ist mehr oder weniger unbekannt, obwohl es das wichtigste Gesetz ist und „auf der Netzhaut eingebrannt sein sollte“.

Firmen welche Systeme entwickeln. . . . entwickeln diese Systeme nach den Grenzen, welche Ihnen durch die Kommunikationsstrukturen ihrer Firma vorgegeben werden.

das Resultat:

Entwicklungen

Produkte und

Service

sind Kopieren der Kommunikationsstrukturen der Firma.

Oder andersherum.

Dort wo Probleme auftreten, können Sie mit Sicherheit eine mangelhafte Kommunikation finden. ^[2]

Eine vernünftige Kommunikation innerhalb einer Firma ist das wichtigste Bauteil der Firma selbst.

• Also wenn „Emotionen“ in der Kommunikation sind, oder
• wenn Meinungen die Kommunikation bestimmen oder
• wenn es Steckenpferde gibt oder
• Politik oder
• andere hinzugefügte / unanwendbare Dinge

in der Kommunikation sind, so führt das alles zu einer Absenkung des Kommunikationsniveaus und damit zu einer Absenkung der Effektivität und Qualität.

Wenn Sie sich dieses Gesetz anschauen und

• in das Geschäft übertragen
• in der Art und Weise wie sie ihre Mitarbeiter behandeln und
• wie Mitarbeiter sich untereinander behandeln,

so bekommt das Gesetz eine viel größere Wucht als ursprünglich angenommen.

Wenn Sie das Gesetz auf die Art und Weise wie sie mit ihren Kunden umgehen übertragen, werden Sie feststellen warum Firmen erfolgreich sind oder versagen. Wenn Sie sich dieses Gesetz in Bezug auf ihrer persönliches und auch auf das Wissen der Firma anschauen (Wissen im Sinne von anwendbarem Know-how) sehen Sie einen ähnlichen Effekt.

Conway als Bild 70% Effizienz

So wie im obigen Bild ungefähr sieht es aus, wenn die Kommunikation bei 70% ist, sofern Sie mit einem solchen Fluss überhaupt die 70% bekommen. Ich mag das nicht wirklich.

Unvollständig und fehlerhafte Kommunikation, oder eine Kommunikation bei den eigenen Ideen hinzugefügt wurden.

Da gibt es massive Brüche.

Wenn Sie „rechnen“ verlieren Sie hier extrem viel.

Nun geht nämlich das „Gemoserte“ des Kunden los.

Das beschäftigt wieder Mitarbeiter, welche in der Zeit nichts Vernünftiges machen können.

Dann werden weitere Mitarbeiter beschäftigt . . . .

Betrachten Sie einmal den Aufwand für eine Kundenreklamation im Hause.

Wenn Sie glauben, dass Ihre Mitarbeiter anders sind. . .

Die 0,7 sind ein Exponentialfaktor. 2 x Kommunikation mit 0,7

Effizienz	70%
Start	Schritt 1	Schritt 2	Schritt 3	Schritt 4
100%	70%	49%	34%	24%
Effizienz	80%
Start	Schritt 1	Schritt 2	Schritt 3	Schritt 4
100%	80%	64%	51%	41%
Effizienz	90%
Start	Schritt 1	Schritt 2	Schritt 3	Schritt 4
100%	90%	81%	73%	66%

Conway als Bild 100%

Und so, würde es bei 100% aussehen können.

Selbst, wenn sie die gleiche Sprache sprechen, sie können nicht davon ausgehen, dass der Gegenüber versteht was Sie gerade gesagt haben. Kommunikation ist:

„Was beim Anderen ankommt!!“

Die Feststellung “ Du hast mich nicht verstanden“ heißt:

Der Sender hat nicht so formuliert, dass es auf der gegenüberliegenden Seite angekommen ist.

Wir haben es uns angewöhnt Menschen, welche nicht verstehen, zu beschuldigen.

Tatsache ist jedoch, dass man den Sender korrigieren muss und nicht den Empfänger.

Die Verantwortung für den korrekten Empfang ist die Verantwortung des Senders!

Nur der Sender kann verifizieren, ob korrekt empfangen wurde.

Der Empfänger kann es nicht!

Die Frage: „Hast Du mich verstanden?“

Antwort:

„Verbal schon, aber ob es das ist was Du meinst, kannst nur Du sagen. “

Das heißt, nur mit einer Frage in der Art:

„Bitte wiederhole IN EIGENEN WORTEN was Du verstanden hast“,

kann der Sender verifizieren, ob seine Kommunikation angekommen ist.

Die meisten Menschen, insbesondere die Lehrer, mögen die Aussage der Verantwortlichkeit des Senders nicht. Ändert ein Unbehagen an einer Aussage die inhaltlichen Richtigkeit?

Sobald Sie also jemanden beschuldigen Sie nicht verstanden zu haben (ich rede hier von beschuldigen) haben Sie es vollständig gegen die Wand gefahren.

Wenn jemand Sie beschuldigt (Ich wiederhole: ich rede von beschuldigen) dass Sie zu dumm zum Verstehen sind ist die richtige Antwort: „Du bist zu doof zum Sprechen!!“

Diese Art der Kommunikation mag nun nicht das sein, was die Kommunikation fördert, aber vielleicht doch!

Erst wenn Sie begreifen, dass die Duplikation und das Verstehen (also das in den von Ihnen gedachten Kontext setzen) ihre Aufgabe als Sender ist, sind Sie richtig unterwegs.

Eines der größten Probleme in das Sie hineinlaufen werde, wenn Sie anfangen die Kommunikation aufzunehmen ist, dass Ihnen all Ihre vergangenen Kommunikationsfehler um die Ohre fliegen.

Ggf. fliegen Ihnen die Fetzen mangelhafter Kommunikation anderer Personen auch noch ins Gesicht. Hier nun ruhig zu bleiben, sich nicht zurück zu ziehen und die Kommunikation weiter zu betreiben, bis das die Emotion entladen ist, ist mit eine der größten Herausforderungen.

Es muss oftmals erst schlechter werden (also, wenn all die Emotion plötzlich ankommt wird es scheinbar schlechter) bevor es besser werden kann. (Faktisch ist es jedoch so, dass jedes Mal, wenn die „schlafende Missemotion“ entladen wird, es besser wird, weil weniger Missemotion vorhanden ist.)

Aber bereits jetzt, wenn Sie die Position halten und nicht aufhören in Kommunikation zu bleiben, ist die Kommunikation besser als vorher.

Machen Sie das weiter und Sie werden sich wundern, wie effektiv die Kommunikation fließt und wie einfach die Zusammenarbeit wird.

Natürlich werden dabei auch die Schwätzer und falschen Fuffziger enttarnt.

Die Zeit von Managern.

Manager haben sehr selten Zeit.

Sie sind den ganzen Tag mit Dingen beschäftigt, sie hetzen von einem Meeting zum nächsten.

Wenn Sie keine Zeit haben, impliziert das sofort, dass Ihre Kommunikation schlecht ist!

Nicht in Kommunikation zu sein heißt, dass Sie irgendetwas machen,

• was mit der Firma nichts zu tun hat oder
• Dinge ignorieren, welche mit der Firma etwas zu tun haben oder
• Nicht gut organisieren/organisiert sind
• …

Stellen Sie sich vor, dass ihr rechter Fuß keine Chance mehr hat Ihnen zu melden, dass er gerade in einen Nagel getreten ist, dass der Schuh drückt o. ä.

Das können Sie eine Zeit lang machen und dann wundern Sie sich, wenn sie tagelang beim Arzt oder im Krankenhaus verbringen.

Sie müssen Zeit finden, sich auch persönlich um die Kleinigkeiten der Organisation zu kümmern. D. h. nicht, dass Sie das immer tun sollten, aber Sie müssen eine vernünftige Kommunikation etabliert haben.

Wenn Arbeitsprodukte aber die Kommunikation in Ihrer Firma sind, so kann und sollte man diese messen.

Ob Sie jede Unterstatistik anschauen oder nur die aggregierten Statistiken ist egal.

Ein Großteil der Kommunikation wird darauf verwendet Statusberichte zu erhalten.

Mit guten Tools werden diese Berichte automatisiert erstellt und Sie sehen was life passiert^[3].

Wenn Sie diese Daten beobachten, wissen Sie wo Sie hingehen müssen um zu Loben und wohin um zu unterstützen, wobei ersteres wichtiger ist.

Wenn Sie als Manager keine Zeit haben die Kommunikation zu empfangen, oder aber wenn sich Strukturen gebildet haben die verhindern, dass selbst der kleinste Mitarbeiter Ihnen Informationen zukommen lassen kann ohne dafür „geschlachtet“ zu werden (das „schlachten“ ist auch so eine typische (nicht nur deutsche) Tendenz) dann empfangen Sie grundsätzlich gar keine Kommunikation, sondern nur das was Sie selber hören wollen, oder das was Andere möchten, dass Sie hören.

Das Produkt der Firma wird in dem Maße generiert werden wie Sie, egal auf welcher Position Sie sind, in der Lage sind arbeitsplatzbezogene Kommunikation zu senden und zu empfangen.

Wo das hinführt können Sie sich in Ihrer Firma besser ausmalen als ich es je beschreiben kann.

Natürlich sollte die defekte Schraube der Maschine nicht direkt mit dem Prozessleitsystem kommunizieren, aber wenn Sie den Defekt nicht beheben UND danach herausfinden warum der Defekt passiert ist, sowie Maßnahmen einleiten um das wiederholte „defekt gehen“ verhindern, bricht ihr System.

Wer je in großen Produktionsanlagen gesehen hat, was ein „kleiner“ Fehler bewirken kann, weiß dass aufgrund „kleiner Fehler“ eine Produktionsanlage ausgefallen kann.

Jeder Mitarbeiter hat in seinem Leben die Erfahrung gemacht, dass er seinen Vorgesetzten etwas Wichtiges mitteilen wollte. Wie bereits oben angegeben haben Vorgesetzte – getrieben von einem sehr engen Zeitrahmen – selten genug Zeit zum Zuhören.

Ignorieren Sie die Kommunikation

Es gibt aber keine bessere Art und Weise dem Mitarbeiter zu erzählen, dass er unwichtig ist!

Es gibt keinen besseren Weg die Firma in das nächste Desaster zu führen als ihre Mitarbeiter zu ignorieren.

Das Resultat ist wie oben beschrieben – ihre Kommunikation ist grenzwertig – und damit ist nicht nur ihr Job in Gefahr. Natürlich gilt das gleiche für die Kollegen in den anderen Abteilungen.

Wenn Sie exzessiv mit Kommunikation überlastet werden, machen Sie wie oben angegeben eine Ursachenanalyse (FMEA). Finden Sie die Ursache und ergreifen Sie Maßnahmen, so wie in den Prozessen^[4] beschrieben.

Das Gesetz von Conway in Bezug auf das Geschäft und die Kunden

Das Gesetz von Conway könnten Sie ändern wie folgt:

Die Beziehung zu den Kunden in Bezug auf die Lieferung von Service und Produkten an den Kunden wird durch Ihre internen Kommunikationsstrukturen bestimmt.

Beispiel aus dem Leben.

Eine weltweit agierende Firma in Deutschland beschränkt die Tagessätze der externen Berater (mit Ausnahme der Managementconsultants) auf 600 € pro Tag.

Glauben Sie wirklich, dass in Deutschland ein erfahrener Projektmanager – und die Firma benötigt konstant externe Unterstützung nicht nur im Projektmanagement – mit 600 € pro Tag glücklich ist?

(Von den 600 € gehen nochmals 10-20 % für den Vermittler ab.)

Das sind also dann 60 € pro Stunde bzw. 35 nach Steuern.

Die Kommunikation welche diese Firma aussendet heißt:

Egal wie gut du bist, wir werde das Geld nicht geben das dir zusteht.

Oder.

Wir wollen keine erfahrenen Leute.

Das Ergebnis aus dieser Direktive lautet: Die Firma ist konstant im sogenannten Task Force Modus. Die Produkte der Firma sind immer mal wieder in den Nachrichten zu finden, aber nicht auf der erfolgreichen Seite

Firmen und ihre Mitarbeiter.

Wie reflektiert dieses Gesetz von Conway auf die interne Kommunikations-Prozeduren der Firma?

Ich bin mir sicher, sie kennen die kleinen Nickeligkeiten,^[5] welche zwischen den verschiedenen Abteilungen existieren. Das ist typischerweise: “ die Leute vom

• Management
• Vertrieb
• Controlling
• Personalabteilung
• Software
• Hardware
• Produktion
• Qualität
• …. . …

die sind schon verrückt (oder was auch immer noch)“

In dem Moment, wo solche Art von Emotionen innerhalb der Firma existiert, wissen Sie, dass die Qualität welche ihre Firma liefert, signifikant geringer ist als Sie sein sollte. (Das gilt übrigens auf allen Ebenen!)

Sie sind an die Kommunikationsstrukturen der Firma gebunden!

Die Qualität der Produkte, welche Sie liefern wird durch die interne Kommunikationsqualität bestimmt.

Die Art der gerade beschriebenen Kommunikation, indem bestimmte Abteilungen oder Personen mit „Emotionen“ bedacht werden, sorgt für einen signifikanten Abbruch der Qualität.

Natürlich können Sie versuchen Kommunikationsregeln durchzusetzen, ordentlich miteinander zu kommunizieren, aber das wird das Problem nicht lösen. Kommunikation kann man nicht erzwingen.

Nur Verstehen wird das Problem lösen.

Und Verstehen bekommen Sie herein, durch Ausbildung, verbunden mit gewonnener Fähigkeit

und vielleicht ab und zu, indem Sie mal jemanden feuern, der nicht wirklich in die Firma hineinpasst.

Interne Kommunikation und Fähigkeit

(Wissen heißt hier: Anwendbares Wissen == Fähigkeit. )

Wenn Sie, in welcher Abteilung Sie auch immer arbeiten, sich nicht die Zeit zu nehmen, verstehen zu wollen, was die Kollegen der Nachbarabteilungen machen, wenn Sie es nicht wollen, dass der Chat am Kaffeeautomaten oder im Flur passiert, wenn Sie denken, dass die Kollegen nicht so wichtig sind, dass man sich die Zeit nehmen sollte mit ihnen zu sprechen, ist die Entzündung in der Firma bereits vorhanden.

Und achten Sie drauf, diese Entzündung schmerzt.

Wie Sie aus persönlicher Erfahrung sicherlich wissen, ist es echt doof so eine Entzündung mal loszuwerden, wenn einmal irgendein Körperteil wirklich entzündet ist.

Die Entzündungen in der Geschäftswelt sind mangelhafte Kommunikation.

Ja, es ist wirklich eine Entzündung und diese Entzündung wird sich von Tag zu Tag vergrößern sofern man nicht wirklich hingeht und sie ordentlich behandelt. Und, wenn da einmal eine Entzündung ist, ist es viel schwieriger diese Entzündung zu behandeln, als es gewesen wäre 3 Minuten oder von mir aus selbst 30 Minuten Zeit sich zu nehmen, um die Kommunikation ordentlich zu führen und ein Verstehen zu erzeugen. Das gleiche gilt für die verschiedenen Bereiche des Wissens.

Die Ablehnung einer Kommunikation ist in der Schule

• Chemie
• Mathe und
• Physik.

Im Unternehmen gib es ähnliche Ablehnungen.

Solange diese Kommunikation, welche Sie ablehnen, ihre Arbeit oder ihr Leben nicht betrifft, ist es nicht wirklich wichtig, aber in dem Moment, wo ihr Leben davon in irgendeiner Art und Weise betroffen ist, geschieht genau das gleiche.

Die Entzündung ist schlagartig da.

Irgendein Wissensbereich, oder irgendeine Expertise in ihrer Firma, welche mit ihrer Arbeit verbunden ist, mit der Sie nicht oder schlecht kommunizieren^[6], wobei die technischen Bereiche typischerweise als die schwierigsten Bereiche betrachtet werden, wird das Produkt, welches ihre Firma liefert, ein Spiegel der Kommunikationsstrukturen Ihres Unternehmens sein.

Lebenslanges Lernen (der etwas andere Weg)

Lernen ist die einzige Lösung zu dem oben angegebenen Problem.

Lernen, und dabei verstehen, ist die einzige Lösung zu einer einfachen und ruhig laufenden Firma.

Ich habe gehört das man heute an einem Tag mehr Informationen erhält, als im Mittelalter während des gesamten Lebens.

(Ich kann mir durchaus vorstellen, dass diese Aussage wahr ist.)

Wenn Sie einmal etwas verstanden haben, machen Sie aus diesem Verstehen einen Automatismus, wie zum Beispiel das Fahren eines Autos oder das Schalten der Gänge in einem Auto.

Es kostet nicht viel, wirklich zu lernen und zu verstehen^[7], aber Sie gewinnen durch das Verstehen Unmengen, welche sich letztendlich in Gewinnen widerspiegeln.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf einer täglichen Basis verpflichten, eine halbe oder 1 Stunde zu lernen, so wird Ihre erste Reaktion sein, dass das viel zu viel Geld kostet.

Wenn Sie jetzt noch einmal zurückblicken und schauen, wieviel besser die Qualität eines Produktes wird, wenn die ganzen Fehler nicht gemacht würden, mit denen Sie täglich kämpfen und welche Sie täglich von der Arbeit abhalten, denke ich, dass selbst 3 Stunden tägliches Lernen billiger sind als die Fehler, die aufgrund mangelhaften Verstehens des eigenen Arbeitsumfeldes und auch des Arbeitsumfelds der Kollegen resultieren. !

Verstehen wird nachgewiesen durch die Fähigkeit etwas tun zu können.

Ein Geschäftsführer sagte einmal, dass der Beruf des Geschäftsführers der einzige sei, für den es keine Ausbildung gäbe.

Also gilt das Lernen auch für die Geschäftsführung!

Stellen Sie sich einmal vor, dass ihre Kollegen täglich eine gewisse Zeit mit den Kollegen von anderen Abteilungen zusammensitzen und verstehen was die Kollegen machen.

Es werden wahrscheinlich die folgenden Situationen resultieren.

• Die Mitarbeiter werden fähiger werden.
• Mehr, bessere und effizientere Kommunikation.
• Ggf. sogar Verbesserungsvorschläge, da ein ganz anderer Blickwinkel vorhanden ist.

(Es gibt Vorgesetzte [ich spreche hier nicht von Führungspersonen, sondern von Personen, welche einem vorgesetzt werden], welche kein Interesse daran haben, das Mitarbeiter Fähigkeiten ansammeln und oder verbessern, da fähige Mitarbeiter ihre eigene Unfähigkeit exponieren würden und dementsprechend ihren eigenen Job gefährden würden).

Sie kennen Ihre Pappenheimer: Es ist Ihre Entscheidung was sie mit denen machen.

Aber warten Sie nicht!

Wenn Sie das Training nicht in Angriff nehmen, werden sie Tausende von Stunden Aufklärungen und Task Force Meetings usw. verbraten. Das scheint das tägliche Geschäft zu sein, dabei könnte es so einfach sein.

Die Kosten

Das was Sie hier vorschlagen ist viel zu teuer, es kostet viel zu viel Zeit und Geld.

Das ist Schwachsinn in Tüten!

Ich hatte einmal die Aufgaben ein Team für Softwareanalyse aufzubauen (es ging um das Fehlermanagement) und alle Kollegen, die mir in das Team hineingegeben wurden, hatten gerade die Universität fertiggestellt.

(Wenn Sie jetzt denken, dass Software Leute gewesen sind liegen sie falsch, es waren einige Betriebswirtschaftler dabei oder Marketingspezialisten).

Wir haben mit zwei Leuten angefangen und ich habe sichergestellt, dass auf täglicher Basis gelernt wurde.

(Es war ein Kampf dem Kunden diese eine Stunde abzutrotzen).

Das Ergebnis dieses täglichen Trainings war, daß der Kunde nicht verstanden hat warum wir in der Lage waren das Halbjahres Ziel nach vier Wochen zu erreichen und selbst als er die Aufgaben und etwa 3000 % (ja 3000) erweitert hat und wir das alles realisieren sollten, während parallel zehn neue Mitarbeiter innerhalb von vier Monaten in das Team eingeführt wurden und trotzdem alles ruhig und einfach lief und wir die einzige Abteilung waren über die es keine Beschwerden gab.

Referenz dazu auf Anfrage!

Bekommen Sie Mitarbeiter in Kommunikation! Bekommen Sie Ihre Mitarbeiter zum Verstehen == Fähigkeit. Es spart Ihnen mehr Zeit und Geld als sie sich in ihren kühnsten Träumen ausmalen können. Es sorgt für exzellente Kommunikation und. . . das hatten wir schon.

Änderungen / Change

Jedes Mal wenn Sie etwas ändern möchten, laufen Sie in den bereits vorher angegebenen „Emotionalen Block“ von Kommunikation in Verbindung mit der Angst die Stelle zu verlieren, das Nichtverstehen warum.

Das Resultat sind sehr schwierige und langsame Änderungen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter trainieren und diese Training steuern, wird die notwendige Änderung im Unternehmen besser in das Unternehmen einschneiden als ein heißes Messer durch Butter.

Jeder Mitarbeiter, der Fähigkeiten gewonnen hat und mit den Kollegen in Kommunikation ist, wird die Änderung viel einfacher und oftmals aus eigenem Antrieb heraus meistern.

Das Erlangen einer Fähigkeit bedeutet Erfolg.

Erfolg bedeutet mehr Energie.

Mehr Energie bedeutet … Die Liste ist endlos.

Erfolgreiche Umsetzung – ändern Sie Ihre Einstellung!

Nein, das ist keine neue Methode wie man erfolgreich wird.

Ich führe hier nichts Neues ein! Ich will nur sicherstellen, dass all diese erfolgreichen Punkte, die sich in einer jeden Firma und über jegliche Studie hinweg als erfolgreich erwiesen haben, einfach als top Priorität sich bei Ihnen auf ihre Netzhaut einbrennen!

Die richtige Einstellung ist es einfach Mitarbeitern ordentlich gegenüberzutreten und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Erfolg haben. Ihr Erfolg ist es, wenn die Mitarbeiter Erfolg haben. Und Erfolg bedeutet in nicht kleinem Maße in Kommunikation mit seiner Arbeit und seinen Kollegen zu sein.

Machen, dann trainieren und dann!

Wenn Sie an ein Gebiet herangeführt werden ist es meist so:

Als erstes bringt man ihn einmal die Theorie bei – und dann haben sie bereits die Schnauze voll.

Bitte! Machen Sie es nicht so.

(Es mag ganz seltene Ausnahmen geben, wo Sie erst einmal einen minimalen Bereich der Theorien jemanden beibringen müssen, aber wirklich nur ganz selten)

Wenn es irgend möglich ist, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter von der Praxis lernen.

Etwas Neues ist für die meisten Menschen etwas Aufregendes. Neugier. Nutzen Sie diese Neugier und lassen Sie einen Mitarbeiter sich in das System hineinfinden. Sie werden sich wundern, wie schnell ein neugieriger Mensch etwas lernt.

Erfolg im Leben bedeutet sich etwas vorgenommen zu haben und erreicht zu haben.

Geben Sie das Ihren Mitarbeiten! Praxis, Ausbildung, Erfolg!

Mitarbeiter Fähigkeiten

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter Fähigkeiten besitzen! Soviel wie möglich!

Das typische Training heutzutage wird wie gemacht? Ein Lehrer und eine Klasse.

Frontalunterricht ist mit die schlechteste Ausbildungsform, die es überhaupt gibt!

Man hat mir vor mehr als 40 Jahren bereits mitgeteilt, dass die Einzelausbildung die Richtige ist, und es ist seitdem nicht anders geworden, dass der einzig sinnvolle Weg der Ausbildung der Weg der Einzelausbildung ist.

Machen Sie Individualausbildung! Ich weiß, es sieht so aus als würde es noch mehr Zeit und Geld kosten. Allerdings ist das nicht der Fall.

Eine (1) Frage, weil man etwas nicht vollständig verstanden hat 3 Leute involviert . . .

kann mal ganz schnell 2-3 Stunden kosten.

Der einzige Weg jemanden in seiner Arbeitsgeschwindigkeit (Komfortzone), und damit schneller und effizienter auszubilden ist die Individualausbildung.

(In einer Klasse ist er typischerweise entweder gelangweilt oder überfordert und damit wieder mal nicht in Kommunikation was zu dem bekannten Phänomen führt.) Ich wiederhole mich gerne zu sagen:

Stellen Sie sicher, dass verstanden wird, was Sie dadurch nachweisen können, dass der Mitarbeiter Fähigkeiten demonstriert.

Es ist ihrer Verantwortung als Sender, dass diese Fähigkeit beim Anderen ankommen.

Inhaltskommunikation

Welche Inhalte in einer Organisation wie mit was verknüpft sind, zeige ich in den Zuordnungstabellen.

Jegliche Information, welche einen Mitarbeiter in einem Unternehmen betrifft, muss für jeden betroffenen Mitarbeiter zugänglich sein.

Das in einigen Unternehmen, ganze Bände von Regeln und Richtlinien erstanden sind, die alles andere als verständlich sind, wird Ihnen schnell zum Verhängnis.

Die Ursache ist, dass Daten sind nicht zentralisiert und strukturiert aufbereitet sind.

Das ist sicherlich ein Punkt, der nicht unbedingt zur verbesserten Kommunikation im Unternehmen beiträgt. Oft werden neue Dinge geschrieben, von Mitarbeitern, welche die alten Regeln noch nicht gelesen, geschweigen denn verstanden haben^[8].

Es muss für jeden Mitarbeiter möglich sein die Regeln und Verfahrensweise einzusehen welche im Hause gelten.

Dies schließt die Personalabteilungsdaten mit ein, ebenso die Qualitätsdaten.

Es gibt Unternehmen, bei denen die „Testergebnisse aufgehübscht werden“, damit der Kunde nicht böse wird. Und Sie wundern sich über fehlende neue Aufträge?

Gerade um die internen Verfahrensweisen im Personalbereich wird oftmals ein großer Buhei gemacht?

Die Begründung ist oftmals oben zu finden. Wenn ihre Kollegen nicht wissen nach welchen Regeln und Verfahren Sie arbeiten, wie wollen Sie mit denen zusammenarbeiten?

Ja klar – wie beim Militär.

Du musst nur wissen was für diesen Auftrag notwendig ist, den Rest darfst Du nicht mal sehen.

Diese Methode mag beim Militär passend sein – in einem Unternehmen aber eher nicht.

Und zurückgehend auf das oben angegebene lebenslange Lernen:

Jeder muss in den entsprechenden Regeln trainiert werden! Ein „lies mal“ reicht nicht.

Man kann versuchen Lernen und Kommunikation zu erzwingen, es ist natürlich viel besser, wenn Sie ihre Informationen so gestalten, dass ein jeder wirklich mit den Kollegen in einem wirklichen Team zusammenarbeiten möchte und dabei weiß was der andere zu tun hat und darauf achtet seinen Kollegen zu unterstützen.

Viele Aufregungen in der Firma lassen sich vermeiden, wenn die Kollegen wissen was benötigt wird.

Die ganze Liste der Prozesse und der Arbeitsprodukte, sowie die Beschreibung der Inhalte der zu liefernden Arbeitsprodukte, sowie die Methoden müssen mit Ausnahme der IP (intellectual Property) geschützten Daten für jedermann zugänglich sein. (Das ist in den Prozessen des Unternehmens abzubilden.)

In dem Maße wie den Zugang zu den Daten nicht ermöglichen, erschweren sie die Arbeit der Kollegen untereinander.

Die wertvollsten Mitarbeiter sind natürlich diejenigen, welche in der Lage sind, die Kommunikation zwischen den Abteilungen herzustellen, aufrechtzuerhalten und zu vertiefen.

Lassen Sie die Kollegen, die nur theoretisch sind, nicht die Abteilungen übernehmen.^[9]

Lassen Sie die „Politiker“ nicht die Abteilung übernehmen wo diese dann ihre Steckenpferde treiben.

Wer kommuniziert mit wem, was und wie?

Wenn Sie sich das Gesetz von Conway anschauen werden Sie feststellen, und ich denke Sie werden darin übereinstimmen, dass exzellente Kommunikation des Schlüsselfaktor in einer jeden Firma ist.

Regel:

In jeder und in allen Abteilungen, Unterabteilungen oder wie auch immer es in der Firma heißt, muss beschrieben sein:

Was sind die notwendigen Eingangsgrößen, um arbeiten zu können?

Sie müssen festlegen wer:

1. Person
2. Posten
3. Rolle
4. (Unter) Abteilung etc.) welche Arbeitsprodukte,
5. mit welchen Inhalten
6. in welcher Qualität
7. in welcher Quantität,
8. wann und
9. wie zu liefern hat.

Was muss genau getan werden?

Sie müssen hier, ähnlich den Verfahrensanweisungen für Mitarbeiter in der Serienproduktion eine Verfahrensweise erstellen was zu tun ist^[10].

Abhängig von der Größe der Firma und dem Kenntnisstand der Mitarbeiter muss die Beschreibung erfolgen was sind die Ergebnisse?

Genauso wie bei den oben angegebenen Eingangsgrößen, muss festgelegt werden

1. wer
2. welche Arbeitsprodukte
3. mit welchen Inhalten
4. in welcher Qualität
5. wie zu liefern hat
6. innerhalb welcher Zeitvorgaben^[11].

Das ist klassische Prozessarbeit.

Das scheint auszusehen als wäre es eine „unendliche Geschichte“, aber selbst in einer kleinen Firma, in einer „One man Show“, kann man das relativ einfach beschreiben. Man kann (bei einem Meister seines Faches) auf die entsprechenden Standards und Normen/Gesetze verweisen. Man muss hier keine Romane schreiben!

Hinweis:

Die Beschreibung dessen was am Arbeitsplatz zu erfolgen hat, ist oftmals in den entsprechenden Standards hinterlegt.

Sie werden bloß wenige Kriterien anpassen müssen und ich habe ihnen die Arbeitsprodukte grundsätzlich beschrieben.

(Und von mir mit Beispielen aus dem normalen Leben hoffentlich verständlich gemacht. )

Interne Standards

Auch innerhalb der Firmen etablieren sich teilweise „eigene Gewächse“ die „Normung“.

Oftmals riesige Verwaltungseinheiten, welche die Normen verwalten.

Gelesen werden diese Normen und referenzierten Dokumente selten.

Selbst von demjenigen, der die Referenz als mitgeltende Unterlage aufruft, ist Sie oftmals nicht gelesen.

Regelmäßige Ausmisten und Überarbeiten ist zwingend notwendig!

Kunden Standards.

„Mitgeltende Unterlagen“ heißt es so schön.

Und der Kunde ist König, Du musst das akzeptieren.

Da stehen dann solche Dinge drin wie:

Wenn ich Kunde einen Fehler mache, musst Du Lieferant das bezahlen.

Wer diese Dinge nicht liest^[12] und einmalig bewertet und auch hier – unabhängig von der Größe und der Marktmacht des Kunden Nein sagt, wenn etwas nicht passt, der wird vom Markt hinweggefegt.

Ich erinnere mich an einen sehr großen Automobilhersteller

Spezifikation ca. 100 Seiten

gesamter Text der Anforderungen ungefähr 80 Seiten

ca. 20 Seiten referenzierte Dokumente

Jedes Dokument mit einem Schnitt von 40 referenzierten Dokumenten pro Seite

Jedes Dokument ca. 50 Seiten.

Ergebnis – gesamt ca. 40. 000 Seiten zu lesende Seiten.

Relevant davon ca. 200 Seiten.

Das zeigt die eben angegebene Blüte, die sich im Zuge des normativen Umfelds ergeben hat.

Es zeigt klar dass es hier hinzugefügte unanwendbare Daten geht.

Die korrekte Antwort auf ein solches Dokument besteht darin, die entsprechend referenzierten Dokumente vollständig abzulehnen.

Typischerweise führt das zu starken Emotionen.

Wenn man allerdings darauf hinweist, dass der Kunde von einem verlangt, dass man ca. 40.000 Seiten liest und versteht, wird jeder halbwegs klardenkende Mensch sagen, dass das eine Aufgabe ist, die innerhalb von ein bis zwei Wochen überhaupt nicht machbar ist.

Es zeigt auch, dass derjenige der dieses Dokument erstellt hat, nicht an einem wirklich guten Produkt interessiert ist.

Wäre die Person an einem wirklich guten Produkt interessiert, würde Sie sicherstellen, dass sie die Information erhalten, die Sie haben müssen um ein gutes Produkt liefern zu können.

Und da sind 20.000 -40.000 Seiten definitiv ein wenig zu viel für einen normalen Elektromotor.

Hier sind Eskalationsmechanismen für vernünftige Kommunikation absolut zwingend notwendig.

Es gibt für das Bewerten von Kundeninformationen Prozesse.

Man muss diese Prozesse sich einmal mit Sinn und Verstand anschauen, etablieren und dann immer wieder abfahren. Also bloß machen.

Das Sicherstellen einer guten Kommunikationsstruktur (innerhalb und außerhalb der Firma) heißt nicht, dass Sie alles akzeptieren müssen was Sie erhalten.

Ein schönes Beispiel für die Nichtanwendung von Normen ist zum Beispiel die Tatsache, dass irgendjemand in der Automobilindustrie aufgeschrieben hatte, dass die Rückscheibe des Fahrzeugs auch bei einer Geschwindigkeit von 250 km (Rückwärtsgeschwindigkeit!) noch im Auto drinbleiben muss.

Da denkt sich jeder Normale, was ist das denn für ein Schwachsinn, kein Auto fährt mit 250 rückwärts, erst recht nicht so ein Auto, wie in Polo oder Fiat Panda oder irgendetwas in der Art.

Naja, es hatte schon seinen Grund. Wenn das Auto auf dem Zug steht und dieser mit Hochgeschwindigkeit durch die Gegend fährt, kann es halt schon mal passieren, dass das Fahrzeug auch rückwärtsgewandt dort steht und dann sind die 250 km plötzlich ein absolut nachvollziehbares Requirement. Sie können sich vorstellen, dass der Kunde nicht sonderlich glücklich war, als ihm die Scheiben aus dem Auto fielen.

Sie werden sich wundern, wie oft es passiert, dass ihr Kunde auch nicht weiß, warum er Anforderung an Sie herangetragen hat. Wenn Sie also die Anforderungen lesen, müssen Sie verstehen was gemeint ist und wenn Sie es nicht verstehen, dann fragen Sie.

(Sie werden nicht glauben, wie oft der Kunde dankbar ist, dass Sie MIT IHM arbeiten.)

Aber auch hier gilt wieder:

Es gibt kaum eine bessere Methode den Kunden zu verstimmen, als seine Kommunikation zu ignorieren sein eigenes Süppchen zu kochen.

Sie werden feststellen, dass es für viele Anforderungen einen Grund gibt, ebenso werden Sie feststellen, dass viele Anforderungen gestrichen werden, weil

• Sie einfach mal von jemandem eingeführt worden sind der
  • überhaupt keine Ahnung hatte oder
  • sich selber nach vorne bringen wollte.
• Nicht mehr gültig sind

Eines wird Ihnen auf jeden Fall beim Kunden passieren:

Der Kunde wird honorieren, dass sie wirklich das lesen, was er ihnen schickt und er wird wissen, dass er mit ihnen zumindest in dem Umfeld einen verlässlichen Partner hat.

Und die Verlässlichkeit eines Partners ist eine der Schlüsselfaktoren, um gut zu leben und neue Aufträge zu erhalten.

Entfernen Sie das Unnötige, tun Sie das was wirklich benötigt wird.

Der Vorgesetzte ist typischerweise nicht so wichtig.

Wirkliche Führungskräfte – also nicht die Vorgesetzten – machen sich selbst nie wichtig, ihre Wichtigkeit entsteht allein aufgrund dessen, dass sie den Mitarbeitern die Unterstützung liefern, damit diese exzellent arbeiten können. Wer jemals eine solche Führungskraft kennengelernt hat wird wissen, dass so jemand mehr oder weniger unbezahlbar ist. Wenn jemand also darauf verweist, wie gut er selber ist, oder wie gut irgendetwas ist dann gilt der Satz:

Wenn Du der Beste bist – dann gibt es keinen Grund das zu sagen.

Und wenn Sie nicht der Beste sind, dann sollten Sie verdammt noch mal nicht sagen

Oftmals wäre es sinnvoller, statt eines Meetings sich einfach mal kurz in die Kaffeeküche zu stellen und miteinander zu schnacken.

Aus meiner persönlichen Erfahrung heraus sag ich Ihnen, dass nicht nur ich, sondern mehr oder weniger alle meine Kollegen 80 % der Zeit in den Meetings als weggeworfene Zeit betrachtet haben.

Sie konnten die Meetings nicht verlassen, weil das z.B.: eine Ehrenverletzung des Vorgesetzten gewesen wäre.

Überprüfen Sie die Wichtigkeit der Meetings.

Wenn Sie der Eigentümer des Meetings sind und Sie herausfinden das ist unnötig ist.

Und wenn Sie dann den Mut besitzen festzustellen, dass es alles nur Geschwurbel ist, sollten Sie das Meeting abbrechen und stattdessen einen Kaffee ausgeben.

Ihre Akzeptanz wird signifikant steigen.

(Zumindest, wenn Sie das ehrlich machen). Ich garantiere Ihnen, dass sie viele Meetings überhaupt nicht brauchen, wenn sie vernünftige Prozesse einführen.

Sie können – aus der Erfahrung heraus – ca. 30-50 % an Meetings und anderen Prozessen „streichen“.

Kunden Kommunikation und Qualität.

Qualität lässt sich am besten definieren mit den Worten. :

Die Erfüllung der Anforderungen.

Die billigste und beste Werbung, die Sie erhalten können, sind Kunden, welche glücklich sind.

Es wird nie billigere und bessere Werbung geben!

Die Tatsache, dass sie heutzutage für Gott und die Welt irgendwelche Pamphlete auf den Tisch legen müssen, dass sie hochgradig werben müssen und dass Sie in einer Art von “ Hagelsturm von Werbebomben sind“, ohne dass Sie wirklich mit dem Kunden weiterkommen, zeigt das hier was wirklich schräg läuft.

Liefern Sie das, was der Kunde haben möchte, was der Kunde braucht.

Andersherum.

Schauen Sie nicht auf die Broschüren – schauen Sie auf Inhalte

Sie werden sich wundern, wie wenig Marketing Geld Sie benötigen.

(Wenn sie ihren Job wirklich verstehen werden sie dem Kunden nicht notwendigerweise das liefern was er ihnen ursprünglich sagt, sondern das liefern was wirklich benötigt ist um das gewünschte Endergebnis zu erreichen.)

Profis werden sich weigern Ihnen etwas zu verkaufen von dem Sie wissen das es Ihnen nicht hilft.

Genau dadurch aber, dass Sie dem Kunden nun nicht das geben was er denkt, was er von ihnen bekommen müsste, aber ehrlich mit dem Kunden umgehen, genau dadurch haben Sie eine größere Werbung und einen längeren Gewinn, als wenn sie den Kunden jetzt irgendetwas verkaufen würden und sich nur darum kümmern, die Kommunikation ob des Missmut anschließend gerade zu halten

Die Schattenseite der Kommunikation.

In dem Moment, im dem sie beginnen Kommunikation mit ihrer Umwelt zu tätigen und dort auch zu hören was wirklich gesagt wird, werden als aller Erstes die gesamten aufgestauten Emotionen, welche aufgrund der Vergangenheit ungelöst herumliegen, auf Sie zukommen. Es werden auch viele Emotionen sein, die gar nicht von ihnen verursacht wurden.

Auch wenn’s hier mal ein bisschen rumpelt, das ist alles nicht so schlimm. Entscheidend ist, dass die Kommunikation losgeht und wenn Sie es so machen, dass Sie sagen:

„Wir schließen uns jetzt ein und wir dürfen uns jetzt auch Tiernamen geben, es ist egal was jetzt passiert aber zum Ende gehen wir hier raus und sind miteinander synchronisiert und bereit als Team zusammen zu kämpfen“.

Sie werden sich wundern wie effektiv ihre Mitarbeiter sein können, wobei die Mitarbeiter scheinbar weniger arbeiten aber mehr erledigt bekommen. Die Emotionen welche da hochkommen, mögen nicht so angenehm sein, weil auch Sie garantiert etwas „verbockt“ haben.

Das ist völlig egal, wenn am Ende herauskommt, dass sie wirklich MITEINANDER unterwegs sind.

(Das passiert nicht notwendigerweise beim ersten Mal, aber sie werden auch schon nach dem ersten Mal eine signifikante Verbesserung bemerken.)

Kommunikationskultur.

Kommunikationskultur heißt nun nicht das jeder jederzeit mit jedem Wehwehchen zu jedem kommt. Kommunikationskultur heißt dass man miteinander arbeitet und sicherstellt gemeinsame Ziele zu erreichen während man darauf acht gibt das die Einflussfaktoren aus dem normalen Leben (persönliche Probleme hat jeder von uns) die Kollegen nicht von der Arbeit abhalten und dass man auch bereit ist sich persönlich mit dem innersten der Person auseinanderzusetzen die einem vielleicht gar nicht so sympathisch ist, einfach und allein um sicherzustellen dass man gemeinsam mehr erreicht.

1. FMEA Failure Mode Effect Analysis (Fehler Möglichkeiten, Einflussnahme Analyse) ist ein in der Serienproduktion unabdingbares Werkzeug.

   Wahrscheinlich ist die Methode noch nicht einmal bekannt. (Ich komme noch dazu) ↑

2. Aufpassen, es muss „nichts Schlimmes“ sein. Das heißt man erkennt es erst einmal gar nicht als Schlimm.

   Aber denken Sie daran, ein Sandkorn im Öl kann den Motor zerstören. ↑

3. Wenn Ihre Abteilungsleiter/Untergebenen, die Reports per Hand erstellen müssen und „nette Grafiken“ sowie Formate erstellen müssen, haben Sie einen massiven Kommunikationsbruch. ↑
4. In den Tabellen zu den Prozessen „Arbeitsumgebung“, „Prozessverbesserung“ und „Risikomanagement“ beschrieben. ↑
5. Wenn es flachsend getätigt wird im Beisein der Personen/Abteilungen ist das eher förderlich. Man „liebt“ den/die Anderen, gerade aufgrund ihrer Besonderheiten ↑
6. es ist mir egal aus welchem Grunde.

   Selbst wenn es bloß ist, dass sie diesen Fachbereich nicht mögen, weil sie mit dem Lehrer in der Schule nicht klargekommen sind der dieses Fach unterrichtet hat.

   Die Aussage „ich bin nur Buchhalter“ oder „ich bin nur HR“, „nur Entwicklung“ . . . . Kommunikationsbruch. ↑

7. Es geht immer nur um anwendbares Wissen. ↑
8. Typisches Beispiel sind Gesetze, welche immer mehr werden, aber die alten Gesetze nicht aufgeräumt werden. ↑
9. Außer es geht um theoretische Forschung. ↑
10. Das ist Teil diese Buches, welches mit den Prozessen Ihnen einen Rahmen vorgibt. ↑
11. Bitte beachten Sie die gesetzlichen Regeln und beachten Sie auch, dass es sich um ein statistisches Mittel handeln sollte. ↑
12. Was Kommunikationsverweigerung ist, s.o. ↑