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Verknüpfung der Aufbau- und Ablauforganisation

Ein Prozess besteht typischerweise aus mehreren Schritten. Einen Beispielprozess habe ich in den folgenden Seiten dargestellt.
Durchgeführt werden die Schritte von mindestens einer, teilweise sehr vielen Rollen.

Wenn Sie Ihre Aufbauorganisation definiert haben – funktionierende Beispiele habe ich Ihnen weiter oben aufgeführt – müssen Sie für die Verknüpfung nur den Einzelnen Schritt eines Prozess ggf. die methodischen Schritte eines Prozesses einer Organisationseinheit, am besten einer Rolle in einer Organisationseinheit zuordnen.

Oftmals entstehen Verwirrungen: „Oh wer macht das denn alles?“
Im Laufe der Zeit schleichen sich immer mehr Dinge ein, welche oftmals unnötig sind.
Wenn ein Prozesschritt viele Rollen benötigt ist es sinnvoll diesen weiter aufzusplitten, sodass, wenn irgend möglich immer nur eine Rolle einen Schritt macht.

BILD Zuordnung

Nutzung der Prozesse auf vielen Ebenen.

Beispiel:

Im Folgenden ist ein Prozess mit vielen Details beschrieben.

Das Ganze ist – salopp gesprochen – eine Schweinearbeit.

Natürlich sind die Daten als IT Version verfügbar.

Zunächst einmal ein Bild des Prozesses. (denken Sie daran, Bilder sind nicht die Lösung für einen Prozess.

Die Gliederung der Prozesschritte erfolgt anhand von Überschriften mit besonderer Farbmarkierung

Name des Prozesses

Beispielhafte Beschreibung eines Prozess.

Prozesschritt

Was muss gemacht werden

Benötigte Eingaben

Name des Arbeitsproduktes

Ergebnisse der Aktivität

Name des Arbeitsproduktes

Ergebnis

Verschiedene Arbeitsprodukte formen ein Ergebnis: z.B.:

1) Es wird eine Erklärung über die Bedürfnisse und Erwartungen von Kunden und anderen Stakeholdern erstellt und gepflegt.

Arbeitsprodukte und deren Beschreibung

Im Folgenden finden Sie die

Liste der Arbeitsprodukte in den Prozessen

deren Beschreibung

Akquisitions- oder Lieferantenauswahlstrategie

Stratos agein – Griechisch: ‚eine Streitmacht führen‘.
Schreiben Sie einfach auf, wie Sie es machen möchten. Was ist die Idee, welche Kriterien, wenn überhaupt

Akzeptierte Produkte und Dienstleistungen

Akzeptanzprotokoll. Etwas verkauft. Nützliches Training

Anforderungsverfolgbarkeitstabellen

Um eine anständige Entwicklung zu erreichen, sollten alle Anforderungen einen Top-Down-Ansatz haben, auch wenn er nicht in viele Ebenen unterteilt ist. Jede Anforderung in Bezug auf Software, Hardware, Mechanik usw., die auf die ursprüngliche Anforderung zurückgeführt werden muss, wird vom Kunden ausgestellt (der Kunde kann sicher ein interner Kunde oder ein internes Projekt sein). Daher werden diese Rückverfolgbarkeitstabellen in der Regel dynamisch vom jeweiligen Tool erstellt. Wenn Sie kein Tool haben, müssen Sie dies von Hand tun. Dies ist im Hinblick auf die Konsistenz u erst gefährlich. Um es sehr einfach zu machen, würde ich gerne ein Auto als Kundenanforderung haben und dann die Rückverfolgung der Systemanforderung bis auf jedes Detail.

Ausgewählter Lieferant

Lieferanten, die nach den zuvor angegebenen Kriterien ausgewählt wurden.

Bedürfnis- und Erwartungsaussage

Eine Beschreibung der Kundenbedürfnisse

Begründung für Bedürfnisse

Warum wird etwas gebraucht?
Dient zur Verhinderung unnötiger Features

Benötigte Produkt- oder Servicekomponenten

Die klassische ‚Stückliste‘ mit Materialien UND benötigten Service-/Dienstleistungskomponenten

Bezahlte Rechnungen

Teil einer Unterliste der Bilanz. Sie behalten immer Ihre finanziellen Aufzeichnungen – dies ist nur eine Standardliste

Business Case Analyse

Eine Analyse in Bezug auf einen Business Case in Bezug auf verschiedene Kriterien, wie z. B. finanzielle Dauer Technische Risiken Allgemeine Risiken Kunden?

Definition von Kunden und Stakeholdern

Was ist Ihre Definition von Kunde? Was sind die Stakeholder?

Demonstrationen von neuer Technologie

Drehbuch –

Gesamtbild des Produkt/Service Ablauf

Enterprise Vision und Ziele

wohin willst du gehen Was sind die Ziele?

Ergebnisse der Kundenumfrage

Ergebnisse einer Kundenumfrage. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Umfrage nicht formell sein muss – sie kann auch informell sein wie: Wie hat es Ihnen gefallen?

Geschäftsfall

Ein Business Case erfasst die Gründe f r die Initiierung eines Projekts oder einer Aufgabe.

Identifizierte Beurteilung und Minderung von Akquisitionsrisiken

Kommunikationsplan

Wer ist was mit wem?
Wenn Sie gute Prozessbeschreibungen durchführen, sehen Sie, wo wird empfangen und wer welches Arbeitsprodukt erstellt. Auch das Empfangen und Senden der Rolle wird klar sein. So ist es auch mit Kommunikation.
Erstellen Sie einen Plan, welche Abteilung mit welcher Abteilung, mit den Kunden. Welche Bedingungen. Problemkommunikation, Krisenkommunikation

Kommunikationsplanung

Die Aktion zum Erstellen eines Kommunikationsplans

Konzept der Unternehmensabläufe

Konzept, wie das Unternehmen agieren soll.

Kriterien für die Auswahl von Kunden- und Interessensgruppen

In der Regel sollte jemand, der das Geld f r die gew nschten Waren hat (oder die F higkeit zur Bereitstellung hat), beim Lieferanten sein – jemand, der gezeigt hat, dass er die gew nschten liefern kann, aber es wird noch viel mehr geben.

Kundenattribute

Nach welchen Kriterien werden Kunden klassifiziert?

Kundenbedürfnisse Fälle

Was braucht Ihr Kunde?
Kann Daten enthalten, die Ihr Unternehmen nicht betreffen.

Kundenbewertung

Feedback vom Kunden, den Sie erhalten. brigens – dies ist nicht nur eine Empfehlung oder ein Fehlerbericht, sondern umfasst auch Zahlungsperioden und Verz gerungen.

Kundenkommunikationsprozess

Wie gehen Sie mit der Kommunikation mit Ihrem Kunden um? Obwohl dies trivial zu sein scheint, ist dieser Kommunikationsprozess ein sehr wichtiger Bestandteil, da er die Standardverfahren beschreibt.

Kundenzufriedenheitsumfrage

eine formelle oder informelle Frage an den Kunden in Bezug auf die Erf llung seiner Erwartungen und seine Zufriedenheit mit dem Produkt / der Dienstleistung

Lieferantenauswahlkriterien

Nach welchen Kriterien akzeptieren Sie einen Lieferanten? Es kann sein, dass es zumindest eine zertifizierte ISO 9001 gibt. Es kann auch sein, dass Sie sich nur um die Fähigkeit kümmern, bestimmte Produkte oder Rohstoffe zu liefern. Auch größere Unternehmen fordern Compliance-Richtlinien und ähnliches an. Sie schreiben einfach auf, was Ihre Kriterien sind.

Lieferantenbewertung

Eine Aktivität, bei der Sie potenzielle oder vorhandene Lieferanten anhand der von Ihnen festgelegten Kriterien bewerten. Preise, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen …

Lieferantenbewertung

Ergebnisse der Lieferantenbewertung

Lieferanten-Performance-Maßnahmen

Durchgeführte Messungen zeigen, wie sich der Lieferant verhält (anhand vordefinierter Kriterien).

Lieferantenrechnungen genehmigt

Jede Rechnung eines Lieferanten, die gemäß den internen Regeln genehmigt wurde (falls vorhanden)

Lieferanten-Review/Audit Aufzeichnungen

Neben der Messung der Leistung wird eine Überprüfung (Audit/Review) durchgeführt, um die Informationen über die Leistungsaufzeichnungen zu validieren.

Liefernachweise (Lieferant)

Nachweis, dass der Lieferant seine Lieferbedingungen erfüllt hat

Liste der interessierten Parteien

Personen, Gruppen oder andere Entitäten, die möglicherweise von Ihren Produkten betroffen sind

Make-versus-Buy-Analyse

eine Bewertung, ob man etwas kauft oder macht. Möchten Sie das Haus selbst bauen oder möchten Sie, dass andere es tun? Vor- und Nachteile, Kontrollierbarkeit ….

Maßnahmen und Ebenen der Zufriedenheit von Kunden- und Interessensgruppen

Messdaten von dem, was gemessen wurde und der Zufriedenheitsgrad

Problemberichterstattung

Wie wird das Problem gemeldet? Dies kann telefonisch, per Post, per Fax, von Angesicht zu Angesicht und auf verschiedene andere Weise erfolgen. Sie beschreiben dem Mechaniker, wie das Problem gemeldet wird.

Projektanforderungen

Anforderungen, die zum Projekt gehören

Reverse Engineering (für ältere Produkte)

Obwohl hier f r ltere Produkte angegeben, ist Reverse Engineering das Standardverhalten eines gr eren Unternehmens, wenn der Wettbewerber ein neues Produkt herausbringt. Was Sie hier tun, ist herauszufinden, was die Grundlagen waren, die Materialien, was auch immer verwendet wurde, um das jeweilige Ergebnis / Produkt zu erstellen.

Risikoanalyse

Standardverfahren – eine Analyse der Risiken

Sitzungsprotokoll zum technischen Austausch

Abgesehen von der Technik werden natürlich auch Marktbeobachtungen etc ausgetauscht.

Umfrageergebnisse

Umfragen / Interview-Daten und Use Case Szenarien von Nutzern

Vereinbarungen

jede Art von formeller (schriftlicher / digitalisierter) Vereinbarung

Vereinbarungen sind dokumentiert

Das ist eher Standard. Nachdem Sie CEOs großer Unternehmen gesehen haben, die ihre Versprechen nicht einhalten können, dokumentieren Sie, was gesagt wurde. Wenn es nicht geschrieben ist, ist es nicht wahr.

Verfeinerte Anforderungen

Die eigenen oder die Anforderungen des Kunden werden typischerweise immer weiter verfeinert. (Ein Auto, Farbe, PS, Antrieb ……)

Wareneingangs-Aufzeichungen und Testberichte

Zufriedenheitskriterien

Kriterien, die Sie willkürlich einrichten oder die Sie von einer Umfrage zurückerhalten, können zur Messung der Zufriedenheit verwendet werden.

Digitalisierung

Das Thema Digitalisierung ist in Aller Munde. Und es birgt riesiges Potential. Und es birgt riesige Risiken.

Zunächst ein kleiner Exkurs

Keine Prozesse – keine Digitalisierung

Sie ??müssen?? digitalisieren!!
Das ist das Credo derzeit.

Müssen tun Sie gar nicht! Jeder weiß es wieder am besten.
Bei der Digitalisierung jedoch ist eines klar. Ohne Prozesse keine Digitalisierung. Wir haben so viele Dinge, welche wir „aus dem Bauch heraus“ tun, dass es uns schwerfällt das Ganze zu beschreiben. Aber ohne die Definition der Prozesse, können Sie nicht digitalisieren.

Digitalisieren heißt automatisieren. Aber was automatisieren Sie? Wenn Sie Ihre Prozesse nicht kennen und die zugehörigen „digitalisierungsfähigen Artefakte“ wird das nix.

Sie sind sich Unsicher?

Zunächst dann die (zugegebenermaßen einfache) Erklärung der Schritte.

Kurze Einführung.

Die Fertigung kann als Maßstab für Digitalisierung gelten, genauso wie dort einzelne Fertigungs-Prozesse aufeinander abgestimmt sind, kann man die Administration auch optimieren.

In jeder Fertigungsstraße wird

  • Das Ergebnis einer Produktionskette definiert
  • Für bestimmte Schritte eine Maschine und
  • für jede Maschine festgelegt was Sie tun soll.
  • Ggf. mehrere Schritte
  • Jeder Schritt wird überwacht

Administrativ sollte es ähnlich sein

  • Was kommt an,
  • was wird gemacht und
  • wie geht es weiter?

sind die Fragen, welche beantwortet werden müssen.

Das Ergebnis aus jahrelangem Entwickeln und optimieren sind Produktionsketten, welche in einer Geschwindigkeit und mit einer Qualität arbeiten, wie es vor Jahren völlig undenkbar war.

Selbiges kann man auch in der Verwaltung machen.

Wenn Sie digitalisieren wollen.

Für Ihre Organisation – also den Bereich der Verwaltung/Administration müssen Sie genau so agieren.

In dem Moment wo Sie damit beginnen, fliegen Ihnen die Emotion der Kollegen entgegen.

Die Aussagen:

„Wir machen hier geistige Arbeit, die kann man nicht automatisieren.“

„Wir sind Spezialisten.“

„Das geht nicht“

Sind zu erwarten. Aber die Panik ist nicht wirklich nötig.

Es gibt so viel, was digitalisiert werden kann, dass man an allen möglichen Stellen anfangen kann und die Kollegen dazu bekommt mitzumachen, weil es Ihnen die Arbeit erleichtert.

Die erste Frage, wenn man sich um Prozesse und Digitalisierung kümmert, ist:

Was will eigentlich die Firma?

Wenn man das weiß, kann man sich anschauen, welche Dinge erledigt werden müssen. Ebenso muss man herausfinden, was mit wem zusammenspielt.

Der Prozess Unternehmensführung der nachfolgenden Liste wäre der #1 -Wohin will ich eigentlich.

Ein Prozess ist meist sehr stark digitalisiert – der steht gar nicht auf der Liste.

Im Finanzbereich, auch wenn das ggf. ihr Steuerberater macht, ist fast alles digitalisiert. ELSTER – es gibt kaum einen passenderen Begriff für das Finanzamt und deren Software – Sie müssen damit arbeiten.

Ja, Sie bekommen Daten zum Teil noch per Post, aber ist Ihnen schon einmal aufgefallen wie schnell das geht und was die alles finden? Na, die haben halt Ihre Prozesse digitalisiert.

Nun sind Sie dran!

Eine detaillierte Liste der Prozesse, der herein und herauskommenden Artefakte inklusive der Möglichkeit wie man das digitalisieren kann ist weiter unten aufgeführt.

Schnappen Sie sich mindestens einen der weiter unten aufgeführten Prozesse, am besten alle Prozesse, und definieren Sie, angepasst an Ihre Firma.

Digitalisieren heißt NICHT eine Software kaufen.

Die Umstellung auf EDV im Finanzbereich hat viel mehr bedeutet, als – wir kaufen eine Software und nutzen die. Der Einführungs- und Umsetzungsprozess war lange. Die Zeit haben Sie für die anderen Prozesse jetzt nicht wirklich.

Software hilft und ist letztendlich etwas das man braucht, aber die Reihenfolge ist immer

  1. Organisation (Wohin – will ich gehen)
  2. Prozesse (Was – will ich erreichen)
  3. Methoden (Wie – mache ich das)
  4. Tools (Womit) == Werkzeug

In dem Moment wo Sie zumindest 1 und 2 intensiv! angeschaut haben, können Sie an 4 denken. Wenn Sie vorher anfangen und wenn Sie sich auf „das ist der Marktführer“ verlassen, sind Sie verlassen.

Eines kann ich aber jetzt schon sagen:

Wenn Sie Ihre Prozessziele und Ihre Prozessschritte, sowie die zugehörigen Artefakte nicht korrekt definieren, digitalisieren Sie sich ins Abseits.

Datenkonsistenz.

ist einer der Hauptpunkte, der Digitalisierung. Wo war noch mal die Version des Dokuments?

Einer der größten Verlustbringer in einer Firma ist die nicht vorhandene Datenkonsistenz.

Wer, hat wann, wo, was gemacht, und ist das was ich in der Hand habe der letzte Stand?

Prozesse aus 2002, habe ich im Jahre 2019 in einer „High Tech“ Firma vorgefunden. Über den Zustand der Firma muss ich Ihnen nicht viel erzählen. Interessanterweise war die Finanzabteilung „latest und gratest“ und die Entwicklungsabteilung war …..

Wenn Sie Ihre Prozesse, die Prozessergebnisse, sowie die Methoden und die Tools nicht konstant überwachen und ebenso optimieren/ändern, verlieren Sie.

Das ist sozusagen der tägliche Optimierungswahn gemäß Prof Dueck „Heute schon einen Prozess optimiert?“. Aber im Ernst: Digitalisierung heißt nicht einmal machen und dann aufhören. Digitalisierung ist wie Training. Sie müssen jeden Tag wieder „ran an den Speck“.

Sie sind einem kleinen Unternehmen typischerweise im Vorteil, Sie sind viel flexibler!

Sie können schnell ändern, wenn es für nötig halten. Ihre Entscheidungsprozesse sind typischerweise schlanker. Für Großunternehmen heißt es, dass diese ihre gesamte Organisation überdenken müssen um schneller zu werden. Die Befugnisse der einzelnen Abteilungen müssen größer werden, die Verantwortung (Accountability) ebenso und müssen die Prozesse in Ihren Zielen angepasst werden.

Verketten Sie!

Sie haben bereits Daten in digitaler Form vorliegen? Jede Abteilung hat ihr eigenes Werkzeug. Und das Werkzeug kommuniziert nicht mit dem nächsten…. Das hatten wir schon einmal – das ist ein Kommunikationsbruch. Der verhindert Geschwindigkeit und Qualität.

Nun müssen Sie die Stilblüten einfangen.

(Stilblüten sind die Steckenpferde einzelner Personen, welche nicht zum Unternehmenserfolg beitragen)

Sie müssen die Datenübergabe von jeder Abteilung in die nächste Abteilung auch noch automatisieren.

Mit Kovair gibt es ein Werkzeug, dass hier einzigartig ist. Es kann Ihre Artefakte über die gesamte Prozesskette hin verketten und datenkonsistent halten. Voraussetzung ist aber immer ein Prozess!

Erst wenn Sie Ihren Prozess definiert haben geht es los.

Risiken

Jedes Mal, wo ein manueller Schritt in einer Organisation gemacht werden muss, birgt dieser Schritt Risiken.

Es kann etwas schiefgehen. Glauben Sie ja nicht, dass das in einem automatisierten/digitalisiertem Prozess nicht passieren kann! Im Produktionsprozess hat man eine Lösung gefunden, eine sogenannte FMEA. (Failure Mode Effect Analysis). Diese können auch Sie in Ihrem Unternehmen einführen und dann Ihre Prozesskette optimieren. Prozess-FMEA ist etwas, dass auch in administrativen Bereichen geht.

Wo anfangen?

Ich hatte es oben schon mal erwähnt.

  1. Wohin == Organisation
  2. Was == Prozesse
  3. Wie == Methode
  4. Womit == Tool

Wenn Sie Punkt 2 (Prozesse) soweit fertig haben, dann kann es los gehen.

Kosten der Digitalisierung

Wenn Sie glauben, dass es durch die Digitalisierung besser wird, oder günstiger, ja, es kann sein, es muss aber nicht. Der Kauf eines (IT) Produktes ist typischerweise das, was den geringsten finanziellen Aufwand erfordert.
Typischerweise ist die Verteilung der initialen Kosten

  • 20-30% Toolkosten
  • 10-15 % Hardware
  • 5-35% Anpassung der Prozesse und
  • 50 % Mitarbeitertraining.

Auswahl und Anschaffung eines Tools

Das ist der „Mercedes“ unter den Tools

solche Aussagen gibt es immer wieder.

Das ist toll, aber wenn Sie „Bauer“ sind, brauchen Sie vielleicht einen Traktor, und wenn Sie Pilot sind brauchen Sie vielleicht einen Flieger.

Ähnlich wie bei der Aussage[1] „die Auswahl einer Entwicklungsmethode hat eher mit dem Beitritt zu einer Sekte zu tun, als mit einer technischen Entscheidung“, sollten alle „Sektierer“ aus den Führungsebenen entfernt und durch Menschen ersetzt werden, welche in der Lage sind die Entscheidung (Methode und Tool) anhand technischer Kriterien zu tätigen.

Das gilt natürlich ebenso für „politische Entscheidungen“.

Dieses Foto“ von Unbekannter Autor ist lizenziert gemäß CC BY-NC-ND

Oft findet man auch: „Ich kenne das“, aber die Frage ist nicht, was wer kennt, sondern welche Bedürfnisse an das Werkzeug existieren.
Sie glauben nicht wie oft ich geflucht habe, wenn ich in ein „neues“ Werkzeug eingestiegen bin.
Aber wenn Sie digitalisieren, benötigen Sie keinen Abakus[2], sondern etwas anderes.

Zugegebenermaßen sind einige Spezialtools in der UI (User Interface) / in der Bedienung, etwas schwieriger. Und natürlich sind Akzeptanzthemen etwas, das man berücksichtigen muss.
Aber wenn Sie glauben, dass es hilft, das „Low Level Tool“ einzusetzen, in dem Wissen, dass es für Ihre Anforderungen nicht reicht, und Sie jetzt, weil die Leute das nicht können/nicht wollen, das „kleiner Tool wählen“ oder „das was man schon kennt“, dann haben Sie sich die nächste Baustelle aufgemacht.
Die Lösung liegt wieder im Training.

Administration

Jedes Werkzeug muss administriert werden. Genauso, wie Sie ein Fahrzeug pflegen müssen, müssen Sie das auch mit den IT „Fahrzeugen“ machen.

Natürlich können Sie es auch in der Cloud machen, aber es beliebt Last über. Jemand muss es pflegen.

Anpassung

Um das Tool an ihre Bedürfnisse anzupassen brauchen Sie Ihre Prozesse.
Dann werden diese ins Tool gebracht, man nutzt diese und dann erst, wird es „gefährlich“.

Wenn man einmal Blut geleckt hat, will man mehr.

Betrieb

Integration in die Toolkette & Interfaces

Training

Transformation

Usability

  1. „The choosing of a development method has rather to do with joining a cult but a technical decision” http://www.namcook.com/srmMethodologyComparisons.Html
  2. https://de.wikipedia.org/wiki/Abakus_(Rechenhilfsmittel)